PERMASALAHAN DALAM EVALUASI PENAWARAN
Rabu, 30/04/2008 - Oleh : MUJIONO, ST
METODE EVALUASI
Kita selalu perlu menekankan bahwa tujuan pengadaan adalah mendapatkan barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan (baik sesuai volume, sesuai mutu, sesuai waktu dll) dengan harga yang terbaik agar sasaran kinerja kegiatan atau organisasi tercapai. Pertanyaan yang muncul adalah berapa harga yang disebut terbaik. Disini lalu muncul 2 persoalan, pertama apakah harga terbaik adalah harga termurah? dan yang kedua bagaimana mempertang gungjawabkan harga yang diperoleh.
Terhadap persoalan pertama, jawabannya, tergantung pada hitung-hitungan kita, apakah kebutuhan kita cukup terpenuhi dengan karakteristik minimal (jumlah, mutu, waktu dll) dari barang yang didapatkan, atau dapat dipertimbangkan hal-hal yang lain?
Evaluasi dengan Sistem Gugur
Seringkali kebutuhan yang ada sudah cukup dipenuhi dengan mutu minimal, dan peningkatan mutu barang yang diperoleh tidak mempengaruhi peningkatan kinerja.
Apabila kebutuhan kita seperti itu, maka orientasi kita adalah mendapatkan harga terendah, termurah. Di sini menjadi tidak masuk akal bila kita ditawari barang yang sama dengan harga yang berbeda, kita memilih harga yang lebih mahal.
Orientasi ini cukup menggunakan sistem gugur.
Dalam praktek pelelangan selama ini, banyak dijumpai penawaran harga yang paling rendah tetapi tidak dipilih (tidak dimenangkan) dengan alasan tidak memenuhi persyaratan administrasi.
Pertanyaan yang sering mengganggu adalah apakah persyaratan administrasi itu sedemikian pentingnya sehingga mengorbankan tujuan pengadaan untuk mendapat harga yang termurah.
Menyikapi praktek tersebut, Keppres 80 Tahun 2003 menekankan bahwa hal-hal yang tidak substansial tidak boleh menggugurkan penawaran. Hal-hal yang dapat menggugurkan dari aspek administrasi penawaran perlu sangat dibatasi agar tidak kehilangan peluang memperoleh barang dengan harga yang paling menguntungkan.
Pada kasus yang lain lagi, penawaran harga yang terbaik tidak dimenangkan karena alasan tidak memenuhi aspek kualifikasi.
Untuk menjamin kinerja, selain harga, terpenuhinya persyaratan kualifikasi merupakan syarat yang menentukan keberhasilan penyedia barang melaksa nakan kontraknya. Harga rendah yang ditawarkan oleh penyedia yang tidak berpengalaman sangat beresiko bagi kegiatan kita.
Seperti halnya kasus persyaratan administrasi, perumusan persyaratan kualifikasi yang tidak cermat atau berlebihan, serta memperlakukannya secara tidak realistis dalam proses evaluasinya akan menyebabkan harga yang terendah terpaksa tidak dimenangkan karena alasan tidak memenuhi syarat kualifikasi.
Untuk menyikapi hal ini, Keppres 80 Tahun 2003 menekankan perlunya menyederhanakan persyaratan dan menilainya secara azas nyata. Hal-hal yang tidak relevan dengan keperluan kita untuk meyakini aspek legalitas, kemampuan usaha dan kredibilitas pelaku usaha tidak perlu disyaratkan. Jangan sampai akibat persyaratan yang dirumuskan suatu penawaran yang menguntungkan digugurkan padahal dalam faktanya penyedianya nyata-nyata memenuhi kualifikasi.
Evaluasi Sistem Nilai
Apabila pada tahap perencanaan kebutuhan diketahui bahwa di pasar terdapat banyak barang dengan spesifikasi dan karakteristik mutu yang beragam, kemudian barang yang berbeda-beda mutu tersebut harganya tidak berbeda jauh, dan biasanya mutu yang lebih baik harganya lebih mahal, maka pada kondisi ini kita perlu memikirkan untuk mendapat barang yang harganya sepadan dengan kualitasnya.
Bila kita ingin mempersaingkan harga yang sepadan dengan mutunya maka dalam sistem pengadaan diperkenalkan metode evaluasi dengan istilah sistem nilai (merit point system). Penggunaan metode ini tidak selalu menghasilkan harga yang terendah.
Namun demikian, penggunaan sistem evaluasi ini perlu hati-hati karena penentuan aspek-aspek mutu yang akan dinilai harus benar-benar obyektif dan tanpa preferensi sehingga tidak dapat dituduh penentuan kriteria evaluasi sudah diarahkan untuk memenangkan suatu merek.
Dalam praktek pelelangan saat ini banyak kasus penggunaan sistem nilai yang tidak tepat. Sistem nilai lebih tepat digunakan untuk pengadaan barang yang nyata-nyata spesifikasi dan mutu barang sudah terjadi dan dapat diukur secara kuantitatif. Sistem nilai tidak tepat digunakan untuk menilai penawaran jasa pemborongan yang masih memerlukan proses untuk mendapatkan outputnya.
Contoh kasus yang tidak tepat lainnya, penilaian dilakukan bukan pada unsur-unsur teknis melainkan pada unsur-unsur aspek kualifikasi,
Harga yang dapat dipertanggungjawabkan
Melihat kelebihan dan persoalan yang muncul dari pemilihan metode evaluasi, maka sistem gugur merupakan metode evaluasi yang paling sederhana dan paling mudah untuk memperoleh harga yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pemilihan sistem nilai masih mengandung potensi-potensi penyalahgunaan proses evaluasi dan penentuan kriteria yang tidak obyektif.
Kita selalu perlu menekankan bahwa tujuan pengadaan adalah mendapatkan barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan (baik sesuai volume, sesuai mutu, sesuai waktu dll) dengan harga yang terbaik agar sasaran kinerja kegiatan atau organisasi tercapai. Pertanyaan yang muncul adalah berapa harga yang disebut terbaik. Disini lalu muncul 2 persoalan, pertama apakah harga terbaik adalah harga termurah? dan yang kedua bagaimana mempertang gungjawabkan harga yang diperoleh.
Terhadap persoalan pertama, jawabannya, tergantung pada hitung-hitungan kita, apakah kebutuhan kita cukup terpenuhi dengan karakteristik minimal (jumlah, mutu, waktu dll) dari barang yang didapatkan, atau dapat dipertimbangkan hal-hal yang lain?
Evaluasi dengan Sistem Gugur
Seringkali kebutuhan yang ada sudah cukup dipenuhi dengan mutu minimal, dan peningkatan mutu barang yang diperoleh tidak mempengaruhi peningkatan kinerja.
Apabila kebutuhan kita seperti itu, maka orientasi kita adalah mendapatkan harga terendah, termurah. Di sini menjadi tidak masuk akal bila kita ditawari barang yang sama dengan harga yang berbeda, kita memilih harga yang lebih mahal.
Orientasi ini cukup menggunakan sistem gugur.
Dalam praktek pelelangan selama ini, banyak dijumpai penawaran harga yang paling rendah tetapi tidak dipilih (tidak dimenangkan) dengan alasan tidak memenuhi persyaratan administrasi.
Pertanyaan yang sering mengganggu adalah apakah persyaratan administrasi itu sedemikian pentingnya sehingga mengorbankan tujuan pengadaan untuk mendapat harga yang termurah.
Menyikapi praktek tersebut, Keppres 80 Tahun 2003 menekankan bahwa hal-hal yang tidak substansial tidak boleh menggugurkan penawaran. Hal-hal yang dapat menggugurkan dari aspek administrasi penawaran perlu sangat dibatasi agar tidak kehilangan peluang memperoleh barang dengan harga yang paling menguntungkan.
Pada kasus yang lain lagi, penawaran harga yang terbaik tidak dimenangkan karena alasan tidak memenuhi aspek kualifikasi.
Untuk menjamin kinerja, selain harga, terpenuhinya persyaratan kualifikasi merupakan syarat yang menentukan keberhasilan penyedia barang melaksa nakan kontraknya. Harga rendah yang ditawarkan oleh penyedia yang tidak berpengalaman sangat beresiko bagi kegiatan kita.
Seperti halnya kasus persyaratan administrasi, perumusan persyaratan kualifikasi yang tidak cermat atau berlebihan, serta memperlakukannya secara tidak realistis dalam proses evaluasinya akan menyebabkan harga yang terendah terpaksa tidak dimenangkan karena alasan tidak memenuhi syarat kualifikasi.
Untuk menyikapi hal ini, Keppres 80 Tahun 2003 menekankan perlunya menyederhanakan persyaratan dan menilainya secara azas nyata. Hal-hal yang tidak relevan dengan keperluan kita untuk meyakini aspek legalitas, kemampuan usaha dan kredibilitas pelaku usaha tidak perlu disyaratkan. Jangan sampai akibat persyaratan yang dirumuskan suatu penawaran yang menguntungkan digugurkan padahal dalam faktanya penyedianya nyata-nyata memenuhi kualifikasi.
Evaluasi Sistem Nilai
Apabila pada tahap perencanaan kebutuhan diketahui bahwa di pasar terdapat banyak barang dengan spesifikasi dan karakteristik mutu yang beragam, kemudian barang yang berbeda-beda mutu tersebut harganya tidak berbeda jauh, dan biasanya mutu yang lebih baik harganya lebih mahal, maka pada kondisi ini kita perlu memikirkan untuk mendapat barang yang harganya sepadan dengan kualitasnya.
Bila kita ingin mempersaingkan harga yang sepadan dengan mutunya maka dalam sistem pengadaan diperkenalkan metode evaluasi dengan istilah sistem nilai (merit point system). Penggunaan metode ini tidak selalu menghasilkan harga yang terendah.
Namun demikian, penggunaan sistem evaluasi ini perlu hati-hati karena penentuan aspek-aspek mutu yang akan dinilai harus benar-benar obyektif dan tanpa preferensi sehingga tidak dapat dituduh penentuan kriteria evaluasi sudah diarahkan untuk memenangkan suatu merek.
Dalam praktek pelelangan saat ini banyak kasus penggunaan sistem nilai yang tidak tepat. Sistem nilai lebih tepat digunakan untuk pengadaan barang yang nyata-nyata spesifikasi dan mutu barang sudah terjadi dan dapat diukur secara kuantitatif. Sistem nilai tidak tepat digunakan untuk menilai penawaran jasa pemborongan yang masih memerlukan proses untuk mendapatkan outputnya.
Contoh kasus yang tidak tepat lainnya, penilaian dilakukan bukan pada unsur-unsur teknis melainkan pada unsur-unsur aspek kualifikasi,
Harga yang dapat dipertanggungjawabkan
Melihat kelebihan dan persoalan yang muncul dari pemilihan metode evaluasi, maka sistem gugur merupakan metode evaluasi yang paling sederhana dan paling mudah untuk memperoleh harga yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pemilihan sistem nilai masih mengandung potensi-potensi penyalahgunaan proses evaluasi dan penentuan kriteria yang tidak obyektif.
